Das Ziel unserer Pressemitteilung ist,

• in drei Sätzen
• den Empfänger neugierig zu machen
• damit er uns kontaktiert
• damit er unserer Hintergründe liest

Knackige Formulierung ist wichtig.

1. Zielgruppe
   1. Wer ist der Empfänger der Pressemitteilung, welche Interessen und Motivationen hat er?
   2. Der Empfänger der Pressemitteilung wird eine Gruppe ansprechen. Was ist das Interesse und die Motivation der Gruppe?
2. Sprache der Zielgruppe

   Pressemitteilung zur unmittelbaren Veröffentlichung

   $Schlagzeile // Schreibe diese als letztes

   TT.MM.JJJJ $Ort. $Lead // Der Lead ist eine Erweiterung der Schlagzeile

   # Zeile 1 erweitert Lead

   # Zeile 2 erweitert Zeile 1 oder den anderen Schwerpunkt des Leads
   
   # Zeile 3 - geht es nicht knackiger?
   
   Sie finden uns oder weiterführende Links

   $Kontaktadresse

   $Links
   
   
   

• CCC Mannheim

Allgemeine Infos „wie mache ich eine Pressemitteilung“ (vorbereitet für $jmd anderen (kommerziell arbeitender Verein), also nicht perfekt auf uns zugeschnitten, aber trotzdem hilfreich) wird noch angepasst und kommt dann ins Doku.ccc.de (langfristig) Bitte bisdahin bitte vertraulich behandeln. Ansprechpartner: sva.

3 Pressemitteilung verfassen

3.2. Allgemeines:

Keep it short and simple! Keine Schachtelsätze! Das Wichtigste kommt zuerst. „Mit der Länge einer Pressemitteilung steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie im Papierkorb landet“

3.3. Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum? Woher?

Die wichtigsten W-Fragen müssen immer in Hinterkopf gehalten werden und entsprechend beantwortet werden: Wer? hat was? wann? wo? wie? warum getan? Alle weiteren Informationen folgen in einer Hierarchie abnehmender Relevanz: Was zuletzt kommt, kann am ehesten weggelassen werden. So erleichtern Sie Journalisten die redaktionelle Arbeit.

Weitere Hilfen: Wem ist was widerfahren? Aus welcher Quelle kommt diese Neuigkeit?

3.4. Aufbau der Nachricht

Titel und Unterschrift. Anreisser, Details und Hintergründe. Bewährte Faustregel ist, beim Texten etwa die Hälfte seiner Zeit auf die Überschrift und den ersten Absatz zu verwenden.

3.4.3. Zweiter Teil: Detailsatz

Der zweite Satz wird Detailsatz genannt und beantwortet die restlichen W-Fragen, also die Einzelheiten des Geschehens. Er beantwortet in jedem Fall das Woher.

* Ausführliche Informationen, ergänzende Daten und Fakten, Quellenangaben oder Zitate. * Untermauert die Kurzinfo aus der Einleitung durch weitere Angaben, Argumente, Beispiele, Erläuterung von Vor- und Nachteilen, usw. * Wörtliche Zitate sind hier besonders passend.

3.4.4. Dritter Teil: Hintergrundsatz

Der dritte Teil wird als Hintergrundsatz bezeichnet. Er bietet oft Hinweise zu Zusammenhängen, zur Vorgeschichte und zur Analyse des Geschehens.

* Kontaktdaten, Links zu weiteren Infos und Links zu Downloadmöglichkeiten (zb Bilder) oder auch Hinweis auf Pressemappe. * Allgemeine Infos zu $verein (wer ist das, und was machen die sonst so?) - dabei die bereits vorhandenen Vorlagen nehmen und je nach Bedarf kürzen und erweitern. Diese Vorlagen sammeln. * Der dritte Teil kann sich auch in verschiedene Absätze spalten, siehe beispielsweise „2010-02 PM $titel„

3.5. Zeitformen

* Die Verwendung der Zeitform beim Verfassen einer Nachricht folgt in der Regel einem einheitlichen Schema. Der erste Satz steht meist im Präsens oder Perfekt. * Präsens dann, wenn das Berichtete noch aktuell ist. * Falls das Ereignis bereits abgeschlossen ist: Perfekt. * Danach schwenkt die Meldung in das erzählende Imperfekt. * Bei der Berichterstattung über Ereignisse vor dem Ereignis: Plusquamperfekt. * Wird Zukünftiges angekündigt oder darüber spekuliert, benutzt man das Futur. * Konjunktiv vermeiden, kann Unklarheiten auslösen und die Sachlage verschleiern. * Kein Passiv, keine Fremdwörter!

3.6. Zitate * Wenn Sie kontroverse Behauptungen oder Meinungen verbreiten wollen, machen Sie diese als solche kenntlich. Zitieren Sie dabei möglichst einen prominenten Vertreter der jeweiligen Position (nachdem Sie dessen Einverständnis eingeholt haben). Ein Redakteur wird eine Meinung nur dann bringen, wenn er sie einer Person zuordnen kann. * In Zitaten darf man also wertend, direkt, umgangssprachlich, voller Adjektive und auch sonst alles sein, was man sonst nicht darf ;) * bsp für ein einfaches Zitat: …und Peter Müller von $verein bekräftigt: „Das Programm war ein voller Erfolg, es hat uns und den Kindern viel Spaß gemacht“

3.7. Sonstiges

* Wo findet etwas statt, wohin lädt man ein? Wenn der Ort nicht allgemein bekannt ist, die vollständige Adresse, Stadtteil nicht vergessen. Anfahrtskizzen können sehr hilfreich sein. * Wann beginnt die Veranstaltung? Gut sind 11 Uhr und 15 Uhr, schlecht sind Montage und Freitage - falls man Wert auf Pressebesuch legt.

5. Werkzeuge

5.1. Wörterbücher (auch Synonyme)

Vermeiden Sie nach Möglichkeit Wiederholungen; doch ist es besser, das treffende Wort zu wiederholen als es durch ein ungenaues Synonym zu ersetzen.

      
 *  http://wortschatz.uni-leipzig.de/html/suchen.html
 *  http://www.wie-sagt-man-noch.de/synonyme/
 *  http://www.synonyms.net/german-synonyms
 *  http://www.duden.de/    

5.2. Bilddatenbanken

http://suche-recherche.de/journalismus/kostenlose-bilder-fotos-d.php

(Ist nur eine Übersicht, bietet viele weiterführende Links)

Noch was:

1.2. PM mehrmals überarbeiten * Stimmen alle Zeitformen? * Kann ich noch Konjunktiv durch Indikativ ersetzen? * Kann ich passiv zu aktiv machen? * Kann ich lange Sätze noch aufspalten? * Bin ich distanziert genug? * Kann ich Worte, die auf -ung, -heit, -keit, und -mus etc. evtl. durch aktive Verben ersetzen, oder gar ganz auf sie verzichten? * Silben zählen: Je mehr Silben ein Begriff benötigt, desto eher entstammt er der Bürokratie oder der Unternehmenswelt. Er sollte ersetzt werden. * Bildhaft schreiben – aber keine Alltagsmetaphern * Sind da noch Adjektive? Weg damit! (nein, Adjektive machen einen Text nicht bildhafter ;) ) * Sind da noch Fach-/Fremdworte? Raus damit! * Passt die eigentliche Kernmitteilung auf einem DinA4 Blatt? Nein? Zu lang! → kürzen! * Sind Abkürzungen angemessen erklärt? Kann ich sie nicht doch noch ausschreiben?

1. Routine für Verfassen von PM

Reihenfolge ist (besonders am Ende) nicht zwingend – stets Überschneidungen denkbar.

1.1. Pressemitteilung (PM) vorbereiten

* Pressemeldung mindestens drei Tage vor Versand nach den üblichen Regeln des Aufbaus, der Grammatik sowie Sprache und Stil (siehe Kapitel 3) vorbereiten. * Schon früher Gedanken über passende Überschrift machen (die ist wichtig!) * Absprechen, andere um Ideen/Vorschläge bitten; PM immer wieder gegenlesen lassen. * Arbeiten in .doc, Benennung: jahr-monat PM titel (zb: 2010-02 PM Peace Counts.doc) * (optional) Bilder:

• auswählen, sinnvoll Benennen, passende Bildunterschriften entwerfen.
• Entweder Links zu Bildern (auf der Webseite abgelegt)
• oder als kleine Vorschaubilder verschicken (mit Hinweis auf besser aufgelöste Bilder auf Anfrage)
• Bilder ggf. als Vorschaubilder mit Bildunterschriften in eine extra Datei packen

1.3. Finale Version layouten

* in .txt und als .pdf, Benennung: „jahr-monat PM titel.<dateiendung>“ * txt: Übersichtlichkeit trotz fehlender Formatierung mit Hilfe von Leerzeilen, Absätzen etc * * pdf: kann mit Fettdruck, Kursivschrift etc formatiert werden.

• Nicht übertreiben, oberstes Gebot ist die Ãœbersichtlichkeit.

* Darauf achten, das Links bei der Umwandlung in PDF klickbar bleiben. Testen!

• Anderhalbfacher Zeilenabstand ist immer schicker und besser lesbar
• Blocksatz ist wegen Fehlern bei copy&paste unbeliebt → linksbündig ausrichten

1.4. PM Testen

      
 *  Textversion per mail von presse@ als Test an sich selbst verschicken             
   *         PDF anhängen
   *       
   *         Betreff: PM: <titel der PM>      
   *           
 *     
 *         Sind alle Zeichen korrekt angekommen? Auch im Betreff?              
   *         Evtl die ganze Seite nach „?“ durchsuchen (unbekannte Zeichen werden vom Mailer durch Fragezeichen ersetzt). Probleme bereiten meist Spiegelstriche (–) und Anführungszeichen („ „), diese dann mit Hand im .txt nochmals neu tippen und ein weiteres mal testen      
   *           
 *     
 *         Ist die Meldung übersichtlich? Sind die Zeilenabstände stimmig? Ggf nacharbeiten!
 *     
 *         Kann man das PDF problemlos downloaden, ist es fehlerfrei, kann man Links klicken?
 *     
 *         (optional) Sind die Bilder sinnvoll benannt? Hat man Bildunterschriften?             
   *         Ist die Datenmenge angemessen? Datenmenge sollte überschaubar bleiben: bis zu 2 MB ist okay, maximal 4 MB wenn wirklich nötig. Ggf als .zip verpacken - oder noch besser: Links zu Bildern, die auf der Webseite abgelegt sind.      
   *               
 *        

1.5. Adressen auswählen

      
 *  Aus Presseverteiler passende Adressen auswählen. Neue Spalte mit Datum hinzufügen.
 *     
 *         Eine Vorab-Meldung, wie zb die Einladung zu einem Projekt ist nur für lokale interessant. Die grossen Agenturen wollen lieber „fertige Meldungen“ zum Ende des Geschehens. 
 *     
 *         Jede Adresse einzeln auswählen.    
 *        

1.6. PM Verschicken

      
 *         Niemals eine E-Mail im html-Format verschicken! Wird von vielen Redaktionen als Spam abgewiesen. Richtiges Format der E-Mail ist: (plain) text. (Im webmail von presse@ so eingestellt, bei Outlook oder Thunderbird ebenfalls eine Einstellung notwendig)
 *     
 *         Niemals(!) alle Adressen in CC (copy) nehmen. Wenns eilig sein muss, ist BCC (blind copy) denkbar – im Idealfall wird jede Meldung einzeln verschickt!
 *     
 *         Kompromiss:              
   *         Einzeln verschicken an Einzelpersonen. 
   *       
   *         Adressen wie „redaktion@“ und „info@“ gesammelt per bcc schicken.                  
     *         in das „an:“ Feld: presse@verein.de 
     *         
     *         sieht besser aus statt das selbstgenerierte „undisclosed-recipients:;“        
     * 

Bei 1.6. (Verschicken) dann jeweils „einzeln“ oder „gesammelt“ hinzugefügt. Dies ist sinnvoll um die Übersicht zu behalten (wohin schon verschickt, wer fehlt noch)

      
 *         Im Zweifel den „sent-Ordner“ im Mailer zu Rate ziehen.     
 *        

1.7. PM Veröffentlichen/Archivieren

      
 *  Pressemitteilung als PDF und mit Kurzbeschreibung auf der Webseite unter /presse ebenfalls veröffentlichen. 
 *     
 *         Auf dem Server guest/presse/ alle 3 Versionen (txt, pdf, doc) archivieren.      
 *        

1.8. Erreichbarkeit sicherstellen

      
 *         Nach dem Verschicken regelmäßig mails checken und ggf direkt in Kontakt treten. Ggf Presseverteiler aktualisieren. 
 *     
 *         Telefonische Erreichbarkeit sicherstellen.              
   *         Alle müssen in der Lage sein, rudimentäre Fragen zum Thema beantworten zu können → sonst lieber gar nicht ans Telefon gehen lassen...      
   *               
 *        

1.9. Artikel archivieren (optional)

      
 *  Bei Kontaktperson um ein PDF des fertigen Artikels bitten, zum Zwecke der Archivierung.
 *     
 *         Auch fragen, ob man diesen (mit Quellenangabe) auf der Webseite unter /presse veröffentlichen darf.
 *     
 *         Alternativ den Artikel der betreffenden Zeitschrift ausschneiden und abheften. 
 *     
 *         Bei Audio/Video entsprechend aufnehmen und/oder um Orginaldateien bitten    
 *